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El sistema PCS fue diseñado bajo el concepto de control de procesos, el cual consta de cinco etapas; a continuación se explican cada una de ellas, así como las herramientas del sistema que le aplican:

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1.- "Diseño" del proceso:

• Se elabora la "Especificación de Proceso" en donde se detalla el requerimiento de mano de obra (minutos / horas de tiempo estándar de proceso), materia prima y toda la información técnica necesaria para elaborar el producto.

• Se calcula el costo de ventas, multiplicando el requerimiento de mano de obra por el costo por minuto y multiplicando los materiales por el requerimiento por unidad y por su precio. 

• Se cotiza o calcula el precio de venta, agregando los elementos de costo faltantes, como: costo de transporte, gastos administrativos, aranceles, etc., y por supuesto el margen de contribución o utilidad.

• El costo y cotización se realizan en la herramienta "Costeo / Cotización".

• El sistema cuenta con herramientas adicionales para la etapa de diseño para usarse en cualquier proceso: "Desarrollo de Producto", "Cálculo del Tiempo Estándar", "Videos de Operación" y algunas más de procesos específicos, por ejemplo: "Fórmulas de Tintas" para serigrafía, "Cálculo de Consumo de Hilos" para confección, etc.

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2.- "Planeación", la cual consta de tres actividades:

• Recepción de las órdenes de compra del cliente, con las cuales creamos nuestras "Órdenes de Venta", en las cuales se detalla la fecha de entrega, el precio, el porcentaje adicional para cubrir irregulares para entregar completo al cliente, etc.

• En base a las "Órdenes de venta" se crean las "Órdenes de Producción", en donde se pueden reunir las unidades a producción de varias "Órdenes de Venta" o al contrario, una "Orden de Venta" muy grande se puede dividir, todo esto para crear ordenes de producción manejables en el proceso. Una vez se tienen las ordenes de producción, viene la "Planeación de Producción", donde se determina la demanda, cuántas unidades vamos a producir y cuánto tiempo estándar representan esas unidades para posteriormente asignarlas a las áreas productivas, y por otro lado las áreas productivas y oferta: gente/maquinaria, ausentismo, eficiencia, tiempo muerto y tiempo fuera de estándar, para a final de cuentas definir las fechas de entrega.

• Una vez teniendo definidas las "Órdenes de Producción", se realiza la "Compra de Materiales", se hace la explosión de materiales y se crean las demandas de inventario, para esto, si el sistema detecta unidades de materiales en libre utilización, las descuenta del requerimiento y hace una reserva de esos materiales. Una vez creadas las demandas, estas aparecen automáticamente a los compradores para hacer las órdenes de compra. El comprador puede unir el requerimiento de varias a todas las órdenes de producción, para hacer compras grandes y no caer en el problema de sobre compras para cumplir los mínimos de compra.

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3.- Herramientas para la "Ejecución" del proceso:

• "Tracking de Producción": Esta herramienta es básica en toda empresa, nos ayuda a rastrear las ordenes de producción en el proceso.

• "Tracking por Bulto / Operación": Esta herramienta nos ayuda a saber el estatus de una orden de producción en específico, cuántos bultos o lotes de una orden de producción se han procesado en cada operación o viceversa, cuántas operaciones se han terminado de un bulto o lote.

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4.- "Medición" del proceso:

• Durante la medición del proceso se recolecta información sobre el consumo real de mano de obra y materia prima.

• Mano de Obra: La medición se realiza mediante la herramienta "Incentivos de Producción", la cual, además de calcular los incentivos o destajos de producción para los operarios, también recolecta: el tiempo estándar aplicado al producto, el tiempo fuera  de estándar aplicado al producto, por ejemplo, por problemas de calidad o cualquier otra razón, el tiempo muerto, la eficiencia a la que corrió el proceso y el ausentismo.

• Materia prima: La medición se hace por medio de la herramienta de "Control de Almacenes", en la cual se registran las salidas de almacén cargadas a las órdenes de producción, así como también los retornos en caso de tener excedentes en el piso de producción después de ejecutar el proceso.

• Un factor adicional, que regularmente se incluye en las cotizaciones como elemento de costo, son las unidades irregulares o de segundas;  estas se miden a travéz del sistema de "Auditorías de Calidad".

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5.- "Control" del proceso:

• La etapa del control de procesos consta de básicamente de dos actividades:

• Analizar los indicadores reales del proceso Vs. lo costeado / cotizado.

• Realizar correcciones al proceso para lograr lo costeado / cotizado, o realizar modificaciones al costeo si las variaciones detectadas en el proceso no se pueden corregir, o una combinación de ambas.

 

* * * Herramientas adicionales de RRHH:

• "Control de Empleados"

• "Descripciones de Puesto"

• "Evaluaciones de Desempeño"

• "Proceso Disciplinario"

• "Control de Expedientes"

• "Control de Contratos Temporales"

• "Análisis de Rotación"

• "Medición de Clima Laboral"

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* * * Herramientas adicionales de Mantenimiento:

• "Inventarios de Maquinaria"

• "Mantenimiento Preventivo"

• "Medición del Mantenimiento Correctivo"